¿Sabías que el 70% de las llamadas telefónicas de los clientes se atienden a través de una centralita? Esto significa que la primera impresión que se llevan de tu empresa depende en gran medida de la calidad y el contenido de los mensajes que escuchan al llamar. Por eso, es fundamental que cuides al máximo la grabación de mensajes para centralitas telefónicas, ya que puede marcar la diferencia entre una experiencia positiva o negativa, entre fidelizar o perder a un cliente.
En este artículo, te vamos a explicar todo lo que necesitas saber sobre la grabación de mensajes para centralitas telefónicas: qué son, qué tipos hay, qué ventajas ofrecen, cómo hacerlos, qué requisitos deben cumplir y dónde contratarlos. Si quieres mejorar la imagen y la atención de tu empresa, sigue leyendo y descubre cómo la grabación de mensajes para centralitas telefónicas puede ayudarte a conseguirlo.
¿Qué son los mensajes para centralitas telefónicas?
Los mensajes para centralitas telefónicas son aquellos que se reproducen cuando un cliente o un potencial cliente llama a tu empresa y se comunica con un sistema automatizado que le ofrece diferentes opciones para dirigir su llamada al departamento o persona adecuada. Estos mensajes pueden tener diferentes funciones y objetivos, como:
- Dar la bienvenida al cliente y presentar tu empresa o marca.
- Informar al cliente sobre el horario de atención, las ofertas, los servicios o los productos que ofreces.
- Orientar al cliente para que elija la opción que más le convenga según su consulta o necesidad.
- Entretener al cliente mientras espera a ser atendido por un agente humano.
- Agradecer al cliente su llamada y su confianza en tu empresa.
Los mensajes para centralitas telefónicas son una herramienta de comunicación muy importante, ya que pueden influir en la percepción y la satisfacción del cliente, así como en su decisión de compra o contratación. Por eso, es esencial que los mensajes sean claros, profesionales, personalizados y atractivos, y que transmitan los valores y la personalidad de tu empresa.
¿Qué tipos de mensajes para centralitas telefónicas existen?
Los mensajes para centralitas telefónicas se pueden clasificar según el momento y el propósito de su reproducción. Algunos de los tipos más habituales son:
- Mensajes de bienvenida: Son los que se escuchan al inicio de la llamada y sirven para saludar al cliente, presentar tu empresa y darle una idea general de lo que puede encontrar al llamar. Por ejemplo: “Bienvenido a Audiored, la empresa líder en servicios de grabación y producción de audio. Si desea hablar con uno de nuestros asesores, pulse 1. Si desea conocer nuestras ofertas y promociones, pulse 2. Si desea dejar un mensaje, pulse 3. Gracias por su llamada.”
- Mensajes en espera: Son los que se escuchan mientras el cliente espera a ser atendido por un agente humano y sirven para entretener al cliente, informarle sobre el tiempo estimado de espera, ofrecerle información adicional sobre tu empresa o invitarle a visitar tu página web o tus redes sociales. Por ejemplo: “Estamos atendiendo su llamada. Por favor, espere unos minutos y le atenderemos lo antes posible. Mientras tanto, le invitamos a visitar nuestra página web www.audiored.es, donde podrá encontrar toda la información sobre nuestros servicios de grabación y producción de audio, así como ejemplos de trabajos realizados y testimonios de clientes satisfechos. Gracias por su paciencia.”
- Mensajes de despedida: Son los que se escuchan al final de la llamada y sirven para agradecer al cliente su llamada, su interés o su confianza en tu empresa, así como para invitarle a volver a llamar o a contactar por otros medios si tiene alguna duda o sugerencia. Por ejemplo: “Gracias por llamar a Audiored, la empresa líder en servicios de grabación y producción de audio. Esperamos haberle sido de ayuda y que haya quedado satisfecho con nuestro servicio. Si tiene alguna duda o sugerencia, puede contactar con nosotros por teléfono, correo electrónico o a través de nuestra página web o nuestras redes sociales. Hasta pronto.”
¿Qué ventajas tiene la grabación de mensajes para centralitas telefónicas?
La grabación de mensajes para centralitas telefónicas tiene múltiples ventajas para tu empresa, entre las que se pueden destacar las siguientes:
- Mejora la imagen y la reputación de tu empresa: Los mensajes para centralitas telefónicas son una carta de presentación de tu empresa y una forma de transmitir tu identidad corporativa. Si los mensajes son profesionales, coherentes, personalizados y atractivos, generarás una buena impresión en el cliente y proyectarás una imagen de calidad, seriedad, confianza y cercanía.
- Mejora la atención y la satisfacción del cliente: Los mensajes para centralitas telefónicas son una forma de atender al cliente de forma rápida, eficaz y personalizada, ofreciéndole la información y las opciones que necesita según su consulta o necesidad. Además, si los mensajes son amables, empáticos y entretenidos, harás que el cliente se sienta valorado, escuchado y cómodo, lo que aumentará su satisfacción y su fidelidad.
- Mejora la conversión y la venta: Los mensajes para centralitas telefónicas son una oportunidad de informar al cliente sobre los beneficios, las ventajas, las ofertas, los servicios o los productos que ofreces, así como de persuadirlo para que tome una acción, como comprar, contratar, solicitar un presupuesto, visitar tu página web o seguirte en las redes sociales. De esta forma, podrás aumentar el interés, la confianza y la decisión de compra o contratación del cliente.
¿Cómo hacer la grabación de mensajes para centralitas telefónicas?
La grabación de mensajes para centralitas telefónicas requiere de una planificación, una redacción, una locución y una edición cuidadosas, para garantizar que los mensajes cumplan con su función y objetivo. A continuación, te damos algunos consejos para hacer la grabación de mensajes para centralitas telefónicas:
- Define el objetivo y el público de cada mensaje: Antes de escribir o grabar un mensaje, debes tener claro qué quieres conseguir con él y a quién va dirigido. Así, podrás adaptar el contenido, el tono, el estilo y el lenguaje al propósito y al perfil del cliente que quieres alcanzar.
- Escribe un guion claro, breve y atractivo: El guion es el texto que se va a grabar y debe ser claro, breve y atractivo. Para ello, debes utilizar frases cortas y sencillas, evitar los tecnicismos y las ambigüedades, resaltar los beneficios y las ventajas de tu empresa, incluir llamadas a la acción y crear un hilo conductor entre los diferentes mensajes.
- Elige una voz profesional y adecuada: La voz es el elemento que da vida al mensaje y debe ser profesional y adecuada. Para ello, debes elegir una voz que se ajuste al tono, al estilo y a la personalidad de tu empresa, que tenga una buena dicción, una entonación natural y una velocidad adecuada, y que transmita confianza, seguridad y empatía al cliente.
- Edita y optimiza el audio: El audio es el resultado final de la grabación y debe ser de alta calidad, sin ruidos, interferencias, silencios o cortes innecesarios. Para ello, debes utilizar un software de edición y optimización de audio que te permita limpiar, ecualizar, normalizar, comprimir y mezclar el audio, así como añadir efectos, música o sonidos ambientales si lo deseas.
- Integra el audio en tu centralita telefónica: El audio debe ser compatible con el formato y el sistema de tu centralita telefónica, para que se reproduzca correctamente y sin problemas. Para ello, debes consultar las especificaciones técnicas de tu centralita y adaptar el audio a ellas, o bien contratar un servicio de integración que se encargue de hacerlo por ti.
¿Qué requisitos debe cumplir la grabación de mensajes para centralitas telefónicas?
La grabación de mensajes para centralitas telefónicas debe cumplir una serie de requisitos legales, técnicos y de calidad, para garantizar que los mensajes sean legítimos, funcionales y efectivos. Algunos de los requisitos más importantes son:
- Cumplir con la normativa de protección de datos: Los mensajes para centralitas telefónicas deben respetar la normativa vigente en materia de protección de datos personales, tanto de los clientes como de los empleados o colaboradores que intervengan en la grabación o en la atención telefónica. Para ello, debes informar al cliente sobre el tratamiento de sus datos, obtener su consentimiento expreso, garantizar su seguridad y confidencialidad, y facilitarle el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- Cumplir con la normativa de propiedad intelectual: Los mensajes para centralitas telefónicas deben respetar la normativa vigente en materia de propiedad intelectual, tanto del contenido como de la forma de los mensajes. Para ello, debes asegurarte de que el texto, la voz, la música y los efectos que utilices sean originales o que tengas los permisos o licencias necesarios para su uso, y de que no infrinjas los derechos de autor o de imagen de terceros.
- Cumplir con los estándares de calidad: Los mensajes para centralitas telefónicas deben cumplir con los estándares de calidad que exige el mercado y que demandan los clientes, tanto en el aspecto técnico como en el aspecto comunicativo. Para ello, debes utilizar equipos y programas profesionales de grabación y edición de audio, elegir voces cualificadas y experimentadas, revisar y corregir los posibles errores o fallos, y adaptar los mensajes a las necesidades y expectativas de tu público objetivo.
¿Dónde contratar la grabación de mensajes para centralitas telefónicas?
La grabación de mensajes para centralitas telefónicas es un servicio que puedes contratar a través de diferentes plataformas o empresas especializadas, como Audiored, la empresa líder en servicios de grabación y producción de audio. En Audiored, te ofrecemos las siguientes ventajas:
- Calidad profesional: Contamos con un equipo de locutores profesionales nativos y que pueden grabar tu mensaje en el idioma y el acento que prefieras, con una excelente dicción, entonación y expresividad. Además, disponemos de un estudio de grabación equipado con la última tecnología y un software de edición y optimización de audio que garantiza la máxima calidad y nitidez del sonido.
- Personalización y creatividad: Te ofrecemos la posibilidad de personalizar y crear tu mensaje a tu medida, según tus preferencias, tu estilo y tu identidad corporativa. Podemos redactar el guion por ti o adaptar el que nos proporciones, elegir la voz que mejor se ajuste a tu mensaje, añadir música o efectos si lo deseas, y darle el toque final que haga que tu mensaje sea único y original.
- Rapidez y eficacia: Te entregamos tu mensaje en el plazo que nos indiques, desde 24 horas hasta 5 días, según la complejidad y la duración del mensaje. Además, te facilitamos la integración del audio en tu centralita telefónica, adaptándolo al formato y al sistema que requieras, y te ofrecemos un servicio de atención al cliente durante la semana.
- Precio competitivo: Te ofrecemos la mejor relación calidad-precio del mercado, con tarifas ajustadas a tus necesidades y a tu presupuesto. Puedes consultar nuestros precios y solicitar un presupuesto sin compromiso en nuestra página web www.audiored.es, donde también podrás escuchar algunos ejemplos de trabajos realizados y testimonios de clientes satisfechos.
La grabación de mensajes para centralitas telefónicas es un servicio que puede aportar muchos beneficios a tu empresa, como mejorar tu imagen y reputación, mejorar tu atención y satisfacción al cliente, y mejorar tu conversión y venta. Para ello, debes cuidar al máximo la calidad y el contenido de los mensajes, siguiendo unos pasos y unos requisitos que te hemos explicado en este artículo. Y si quieres contar con la ayuda de profesionales, no dudes en contactar con Audiored, la empresa líder en servicios de grabación y producción de audio. Te esperamos.